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ERP sem suporte ou demasiado adaptado: que opções tem

O ERP da sua empresa já não acompanha a forma como a fábrica trabalha. Ou o fabricante deixou de o evoluir, ou cada alteração exige mais um remendo. Antes de escolher um substituto, é preciso saber o que o ERP faz hoje. É por aí que começamos, com um diagnóstico dos seus dados e processos.

Pedir um diagnóstico de transição

Para começar, basta descrever o sistema. Não envie credenciais nem bases de dados.

Em poucas palavras

Migrar um ERP não é escolher um produto novo: é decidir o que se constrói, o que se compra e o que se liga.
O diagnóstico vem primeiro. Entrega um inventário do que o ERP faz e uma proposta de âmbito por fases.
Nem sempre é preciso substituir tudo. Por vezes basta ligar o ERP ao resto.
Avança-se por fases, com critérios de aceitação e plano de reversão.

Antes de escolher um substituto, é preciso saber o que o ERP faz hoje

Um ERP antigo faz mais do que aparece nos ecrãs. Tem relatórios que alguém pediu há anos, regras de preços que ninguém escreveu e ficheiros que só funcionam porque um colega os exporta à sexta-feira.

Por isso começamos por um diagnóstico dos seus dados e processos, antes de escolher destino. Entrega:

um inventário dos processos e dos dados;
as opções, entre construir, comprar ou ligar;
uma proposta de âmbito por fases.

O que significa para a sua empresa: passa a saber o que tem, antes de decidir o que mudar. Passo seguinte: pedir o diagnóstico.

Construir, comprar ou ligar: a decisão depende do seu processo, não do produto

Há três caminhos, e nenhum é o certo por defeito.

Comprar faz sentido quando o seu processo é o que o mercado já resolve bem.
Construir faz sentido quando o que distingue a empresa está justamente no processo que o produto obriga a alterar. Desenhamos e desenvolvemos software à medida para empresas..
Ligar faz sentido quando o ERP cumpre o essencial e só precisa de falar com outras aplicações. Veja como integrar software antigo.

O que significa para a sua empresa: a decisão sai dos dados do seu caso e não da preferência de um fornecedor. Passo seguinte: dizer-nos o que mais lhe pesa no ERP atual.

Quando o problema é o servidor e não o ERP

Por vezes o ERP funciona, mas corre num servidor na fábrica que ninguém quer tocar. Nesse caso a questão é outra: onde deve viver a aplicação. Tratamos esse caso em migração para a nuvem.

Fim de suporte: só contam as datas do fabricante

Se o fabricante do seu ERP deixou de dar suporte, a data está na página de ciclo de vida do produto, publicada por ele. Não a inferimos nem a repetimos de memória. Consulte-a no fabricante antes de planear.

A data diz quando decidir. Não diz o que decidir. Isso decide-se pelo que o ERP faz hoje.

O que significa para a sua empresa: a data do fabricante marca o prazo da decisão. Passo seguinte: chegar a essa data com o inventário feito.

Exemplo hipotético: o ERP que só um colega sabe «arrumar»

Imagine uma empresa industrial de média dimensão, no centro ou norte do país. O ERP tem quinze anos. O fornecedor já não responde com a rapidez de antes. Todos os meses, uma pessoa da administração corrige à mão as encomendas que o sistema calcula mal, numa folha de cálculo.

Esta cena é inventada para ilustrar. Não descreve nenhuma empresa concreta.

Num caso assim, o diagnóstico não começa pelo produto novo. Começa por perguntar o que essa folha de cálculo corrige, porque é aí que está a regra que o ERP não conhece. Só depois se vê se a regra se constrói, se se compra num produto que a cubra ou se o ERP se liga a uma aplicação pequena que a trate.

Do diagnóstico à primeira fase

Diagnóstico. Inventário de processos e dados, e opções.
Piloto delimitado, quando o caso o pede, com critérios de aceitação fixados à partida.
Entrega por fases, com critérios de aceitação em cada uma e plano de reversão.
Documentação, exportação e custódia dos dados, verificáveis, como parte do desenho.

O preço e o calendário acordam-se depois de delimitar o sistema.

Pedir um diagnóstico de transição

Perguntas frequentes

O fabricante deixou de dar suporte. Tenho de mudar já?

Depende do que o ERP sustenta e do que o fabricante publica sobre a versão que usa. A data de fim de suporte é do fabricante e está na sua página. O diagnóstico serve para chegar a essa data com opções claras, não para decidir à pressa.

Posso ligar o ERP a outras aplicações sem o substituir?

Muitas vezes sim. Quando o ERP cumpre o essencial, pode abrir-se com conectores e APIs. Veja integrar software antigo.

Um ERP à medida compensa?

Depende do seu processo. Compensa quando o que distingue a empresa está no processo que o produto obriga a mudar. Quando o processo é comum, comprar costuma ser mais simples. O diagnóstico compara as opções com os seus dados.

O que acontece aos dados históricos?

Avalia-se no diagnóstico. Nem todos os sistemas permitem recuperar toda a informação, e essa limitação fica explícita antes de decidir. Há casos em que se conserva o histórico numa aplicação de consulta e o trabalho novo passa para o sistema novo.

É possível migrar sem o programador original e sem documentação?

É possível migrar um sistema sem depender de quem o programou nem da sua documentação. Parte-se do sistema em funcionamento, dos seus dados e do seu comportamento, com autorização do titular. É um método e uma possibilidade, não uma garantia para qualquer caso.

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