A conversa que mais repito
Acontece-me quase todas as semanas. Acabo uma intervenção sobre inteligência artificial e alguém aproxima-se com ar de «isto é tudo muito bonito, mas…». Conta-me o seu caso: um ERP instalado por um fornecedor que já não existe; encomendas que chegam por email e são passadas à mão; um caderno — literalmente — onde o chefe de oficina regista as avarias. E uma pergunta que é quase uma confissão: «Como é que vou meter IA nisto, se ainda nem saímos do século passado?»
A minha resposta costuma surpreender: está mais bem posicionado do que pensa. Não porque o ponto de partida seja bom, mas porque quem o reconhece está prestes a evitar o erro mais caro de todos: começar a casa pelo telhado.
E não está sozinho. Segundo o INE, em 2025 apenas 11,5% das empresas em Portugal utilizavam tecnologias de inteligência artificial (INE, novembro de 2025). Na União Europeia, a média ronda os 20%, mas sobe para 55% nas grandes empresas (Eurostat, 2025). A distância não é de vontade nem de orçamento. É de alicerces.
Porque é que a IA encalha no legacy
Um modelo de linguagem é, simplificando muito, um leitor rapidíssimo e muito aplicado. Mas lê o que lhe dão. Se a informação do negócio está espalhada por papéis, emails, um Excel «de sempre» e uma base de dados a que só se acede a partir de um terminal no escritório, a IA chega, olha à volta e não encontra nada para ler.
Há um segundo problema, mais subtil e mais caro: automatizar um processo partido não o conserta, acelera-o. Se hoje uma encomenda passa por quatro mãos e duas aprovações que já ninguém sabe porque existem, uma IA que «agiliza» esse circuito só faz com que a desordem ande mais depressa — e que depois custe mais desfazê-la. Antes de pedir a uma máquina que faça o trabalho, convém saber exatamente que trabalho é.
Por isso, em todos os projetos deste tipo que conduzimos, a IA chegou no fim. Não por prudência: por pura lógica.
Primeira etapa: digitalizar as operações (o que as pessoas fazem de facto)
Digitalizar não é digitalizar papéis no scanner. É garantir que cada operação importante deixa um rasto estruturado: quem fez o quê, quando, com que dados e com que resultado.
Na prática, começa com algo muito pouco tecnológico: sentar-se com quem faz o trabalho. O que fazem todos os dias, o que consultam uma vez por ano, o que acontece quando surge uma exceção. Esse conhecimento costuma estar na cabeça de alguém que resolve problemas há quinze anos — e vale ouro.
Com isso em cima da mesa, escolhem-se dois ou três processos com muito volume e muito atrito (a entrada de encomendas, as avarias, a faturação) e passam-se para formulários e fluxos digitais simples. Sem grandes plataformas. O suficiente para que o dado já nasça digital e nunca mais tenha de ser transcrito.
É a etapa menos vistosa e a que mais valor sustenta depois. Sem ela, tudo o resto é fumo.
Segunda etapa: abrir o legacy com APIs e conectores
É aqui que está o nó de quase todas as empresas. O software antigo funciona, as pessoas conhecem-no e ninguém lhe quer mexer. Mas é uma caixa fechada: não fala com outros sistemas e não deixa ninguém — pessoa ou máquina — consultar os dados sem passar pelo seu ecrã.
Não é preciso deitá-lo fora de um dia para o outro. O objetivo desta etapa é dar-lhe portas:
- Inventário e diagnóstico. O que o sistema contém, o que se pode extrair e o que a organização continua a precisar. Nem sempre coincidem, e essas lacunas têm de ficar escritas antes de estimar seja o que for.
- Uma camada de APIs e conectores à volta do sistema existente, para que os dados possam ser lidos (e, quando fizer sentido, escritos) de forma controlada, documentada e auditável.
- Migração por fases, quando se justificar, com critérios de aceitação claros, uma pessoa que os valida e um plano de reversão em cada passo. Uma amostra que passa nos testes demonstra algo sobre essa amostra; ainda não demonstra que a casa toda foi migrada.
O resultado não é «um software novo». É algo mais valioso: dados que pode consultar, mover e proteger sem depender de um único ecrã nem de um único fornecedor. Que, já agora, é exatamente aquilo de que a IA precisa.
Se este é o seu ponto de partida, é precisamente o que fazemos na modernização de software legacy.
Terceira etapa: a IA, em casa e de porta fechada
Com os dados acessíveis, a inteligência artificial deixa de ser uma promessa e passa a ser uma ferramenta: classificar avarias, resumir processos, preparar o primeiro rascunho de uma resposta, encontrar em segundos o documento que antes levava uma manhã. Na nossa consultoria de inteligência artificial para empresas organizamo-lo com o modelo 20-60-20: a sua equipa define o contexto, a IA faz o trabalho pesado e a sua equipa valida e decide.
E aqui chega a parte que mais tranquiliza as administrações (e os responsáveis de segurança, que costumam ser os mais céticos, e com razão): nada disto obriga a tirar os dados da empresa.
Não é teoria. Em fevereiro estivemos na cimeira REAIM, na Corunha, o encontro internacional sobre utilização responsável da IA, e em setembro na II Jornada de IA Responsável, em Soria. Nos dois fóruns, a conversa de fundo foi a mesma: soberania sobre os dados. Numa empresa industrial, num escritório de advogados ou numa fundação, é simplesmente bom senso.
O que aprendemos pelo caminho
Percorremos este caminho com várias organizações (de que, compreenderá, não podemos dar nomes). Algumas lições repetem-se com uma teimosia quase cómica:
- A primeira entrega não é tecnologia, é um mapa. Saber que dados existem, onde estão e quem precisa deles poupa meses de discussões.
- O software antigo esconde regras que ninguém escreveu. Uma exceção na faturação, um campo que «fica sempre em branco». Têm de ser encontradas antes de migrar, não depois.
- Quem usa o sistema faz parte do projeto. Se a transição não incluir quem trabalha nele todos os dias, o sistema novo nasce órfão.
- Confinado não quer dizer improvisado. Trabalhar sem nuvem e sem Internet exige o mesmo rigor de qualquer projeto: controlo de acessos, rastreabilidade, cópias de segurança, testes e documentação. Os padrões não se negoceiam por se trabalhar em casa.
- A IA é o prémio, não a desculpa. Quando as duas primeiras etapas estão bem feitas, a IA instala-se em semanas. Quando não estão, não há modelo que valha.
Por onde começar na segunda-feira
Se se reviu na pergunta do título, três passos para esta semana:
- Escolha um processo que doa. Um com volume, repetição e queixas. É esse o seu piloto.
- Faça a lista dos «sistemas que não falam». Programas, folhas de cálculo e cadernos onde vive informação que mais ninguém consegue consultar.
- Decida onde quer que os seus dados vivam. Se a resposta for «aqui dentro e em mais lado nenhum», saiba que é perfeitamente possível.
A partir daí, o resto é ofício. E, como quase tudo o que vale a pena numa empresa, faz-se passo a passo e com as pessoas lá dentro.
Falamos? Veja como abordamos a modernização de software legacy, diga-nos que sistema utiliza e o que precisa de preservar, ou conheça a nossa consultoria de IA para empresas. Para começar a conversa não precisa de nos enviar credenciais nem bases de dados.
Javier Cuervo é sócio e CTO da Proportione, consultora de estratégia, tecnologia e pessoas com escritórios em Aveiro e Madrid. Este artigo tem uma versão em espanhol.